Die Diät hat Spuren hinterlassen, Kostenkilos wurden abgespeckt, der Gürtel wurde enger geschnallt. Doch die Travel Manager sind weiterhin gefragt, denn Unternehmen wollen den Jo-Jo-Effekt vermeiden. Wie ist die aktuelle Situation im Travel Management? Mit Zahlen und Fakten zeigt dies die jüngste VDR-Geschäftsreiseanalyse auf, die vom Verband Deutsches Reisemanagement herausgegeben wird. Viele Elemente gelten auch für die Schweiz, wie Branchenexperten bestätigen. 

Was viele schon ahnten, belegen nun die Zahlen schwarz auf weiss: Das Reisevolumen ist in Deutschland und in der Schweiz dramatisch gesunken. Um 11% ist die Anzahl der Geschäftsreisen in Deutschland von 2008 bis 2009 geschrumpft. Noch vor den ersten Krisenmeldungen im Jahr 2008 haben Travel Manager restriktive Massnahmen eingeleitet. Durch die weitere Wirtschaftsentwicklung sank der Bedarf für viele Geschäftsreisen oder sie wurden aus Einsparungsgründen gestrichen. Betrachtet man die Unternehmen ohne den öffentlichen Sektor, so lag der Rückgang sogar bei 14,7%. Die Gesamtkosten für Geschäftsreisen sind parallel zur Anzahl um 11,9% auf 41, 1 Mrd. Euro gesunken. 

Dickes Minus. Der Rückgang des Reisevolumens ist bei den befragten Unternehmen in der Schweiz noch signifikanter. Während bei Swiss RE das Reisevolumen von 2008 bis 2009 um die Hälfte zurück ging, beträgt das Minus beim Chemie und Pharmakonzern Syngenta 35%. Die Sika Gruppe hat global für Geschäftsreisen im Krisenjahr 22% weniger ausgegeben. «Bei Zurich wurde weniger und proportional günstiger gereist als im Vorjahr», erklärt Fabian Bryner, Travel Manager Strategic Procurement, Zurich Insurance Company.

Nachdem bereits das Jahr 2008 von sinkender Nachfrage und günstigeren Preisen gekennzeichnet war, wurden volumenbasierte Preisverhandlungen 2009 in Deutschland schwieriger, so die Ergebnisse der VDR-Studie. Denn auch Leistungskapazitäten etwa bei den Airlines wurden herunter gefahren. Die durchschnittlichen Kosten pro Geschäftsreise stagnierten bei 312 Euro (Vorjahr 311 Euro). «Die Kosten pro Businessreise wurden seit 2005 konsequent gesenkt und 2009 waren die Möglichkeiten ausgeschöpft. Grund dafür könnte die starke Reduktion des Reisevolumens in den Unternehmen sein: Verhandlungsmöglichkeiten waren vielfach ausgereizt und Leistungsträger an die Grenzen des wirtschaftlich Machbaren gestossen», kommentiert VDR-Hauptgeschäftsführer Hans-Ingo Biehl das Ergebnis. 

Hingegen war 2009 der Verhandlungsspielraum in der Schweiz bei drei der befragten vier Unternehmen noch nicht ausgereizt. «Wir hatten einen Käufermarkt, wodurch bessere Preise erzielt wurden», erklärt Daniel Odermatt, Global Travel Manager von Sika Services. Durch günstigere Konditionen oder eine andere Nutzung wurde in allen Kostenbereichen gespart. In Deutschland verteilen sich die 41,1 Mrd. Euro wie folgt: 27% Flug, 24% Übernachtung, 16% Bahn, 13% Sonstige Kosten, 12% Verpflegung und 8% Mietwagen. Zwar ist der Kostenbereich Flug mit 27% immer noch der Grösste – im Jahr 2009 wurden jedoch über zwei Mrd. Euro weniger in diesem Segment ausgegeben. 

Kostenblöcke Flug und Hotel. «Hinter dieser im Vergleich zu den anderen Kostenbereichen bemerkenswert hohen Zahl verbergen sich nicht nur weniger Tickets, sondern auch eine vermehrte Nutzung der Economy- und Premium Economy Klasse auch bei interkontinentalen Flügen», so Biehl. 62% der Langstrecken-Tickets wurden in der Economy-Klasse gebucht. Zudem setzen Travel Manager durch, dass zu den günstigsten Tarifen geflogen wird. «In Europa gilt die günstigste Rate. Für Übersee der günstigste Business Class Tarif, auch wenn dies mit Umsteigezeiten von bis zu vier Stunden verbunden ist», erklärt Peter Brodbeck, Global Travel Manager, Syngenta. 

Im Jahr 2009 nahmen die Übernachtungen deutscher Betriebe um 5,4% ab. Während Reisen ohne Übernachtungen erneut zugenommen haben, sank die durchschnittliche Dauer der Geschäftsreisen auf 2,2 Tage. Am Muster der Übernachtungskategorien hat sich wenig geändert, denn die geringe Nachfrage bei Hotelzimmern führte zu deutlichen Preisnachlässen. Im Ausland übernachtete – wie bereits im Vorjahr- mehr als jeder zweite Geschäftsreisende in 4- oder 5-Sterne-Hotels. Hier hat die 3-Sterne Kategorie Anteile verloren. «More value for less money – sowie zweistellige Preisnachlässe in der internationalen Hotellerie», begründet Biehl den Trend. 

Nicht nur bei den zwei Kostenblöcken Flug und Hotel zeigt sich das Verhandlungsgeschick der Travel Manager. Unternehmen mit Travel Manager haben auch in der Krisenzeit besser gewirtschaftet als Firmen ohne verantwortliche Person, zeigt die Studie auf. Dies liegt besonders daran, dass das Travel Management nun von einer erhöhten Aufmerksamkeit profitiert. Dazu Brodbeck: «Wir haben mehr Möglichkeiten bekommen die Richtlinien durchzusetzen. Ausserdem können wir verschiedene globale Projekte besser realisieren, da die Steuerung zunehmend vom Hauptsitz übernommen wird.» Zudem hat Syngenta ein globales Reisebüro ernannt, grundlegend habe sich die Zusammenarbeit mit dem Geschäftsreisebüro aber nicht verändert. 

Bei Zurich ist die Zusammenarbeit durch die Einbindung ins Demand und Changemanagement intensiviert worden. Neue Bestimmungen gab es für das MICE-Business: «2009 wurde der zentrale Meeting Management Prozess in der Schweiz eingeführt und die Global Meeting Policy ausgerollt», weiss Fabian Bryner. Während früher die Assistentin eigenständig eine Meeting-Location buchte, ist dies nun im Travel Management verankert, wobei eine Hoteldatenbank mit Meeting-Möglichkeiten zur Verfügung steht. Daraus wählt der Meeting-Owner eine Location und zeigt seine Präferenzen. «Da Vertrags- und Kostenverhandlungen beim Travel Management liegen, erhält der Owner daraufhin drei Vorschläge, wobei erwartet wird, dass er sich für das günstigste Angebot entscheidet», fügt Bryner an. Bei Sika und Syngenta gab es keine neuen MICE-Bestimmungen, viele Veranstaltungen wurden jedoch ganz gestrichen.  

Die Reiserichtlinien wurden nicht bei allen Unternehmen verschärft, «es gilt sie jedoch bei einem geringeren Reisebudget durchzusetzen», meint Michael Casati Travel Manager von Swiss Re. So wird zum Beispiel bei Zurich und Syngenta stets vor und nach der Reise geprüft, ob die Regeln befolgt werden. «Durch das Pre Trip Reporting werden die Mitarbeitenden vor der Reise kontaktiert, wenn out of policy gebucht wird, das Post Trip Reporting erfolgt durch das Senior Management», erklärt Brodbeck. 

Die Kostenschraube wurde 2009 im Travel Management angezogen und alle Travel Manager waren sich einig, dass sich weder bei Reiserichtlinien noch bei Prozessen hieran in naher Zukunft etwas ändern wird. Deutsche Travelmanager blicken vorsichtig optimistisch ins Jahr 2011: «Das Tal scheint durchschritten – die zarten positiven gesamtwirtschaftlichen Signale spiegeln sich deutlich in der geschätzen Entwicklung 2011 wider. Im Vergleich zum Vorjahr erwarten etwa doppelt so viele Befragte ein steigendes Reisevolumen», meint Biehl. Die Schweizer Kollegen sind hier vorsichtiger und geteilter Meinung. Für 2010 erwarten Syngenta und Swiss Re keine Veränderung im Reisevolumen, Sika eine leichte Zunahme und Zurich eine weitere Abnahme.